От 1 юни трудовата книжка става дигитална

Край на хартиените трудови книжки от 1 юни - оттогава те престават да се издават. Данните вече ще са в електронен формат. Дни преди старта на промяната обаче все още има много въпросителни по нея. Промяната наистина е голяма, дълго чакана и засяга огромен брой хора, които работят. Говорим за малко над 2 милиона работещи и почти половин милион работодатели.

Най-общо казано хартиената трудова книжа, която всички познаваме, се превръща в дигитална. Но вече издадените хартиени книжки трябва да се пазят, докато се пенсионираме. Тя ще трябва да се представя и пред всеки следващ работодател, според тълкуването на закона от НАП.

А защо хората трябва да пазят вече издадените си книжки?
Защото от 1 юни в електронните ни досиета работодателите ще вписват само новите обстоятелства, но не и старите данни от хартиените ни трудови книжки. Младите, които сега излизат на пазара на труда, няма да имат хартиени книжки, при тях всичко ще е дигитално.

Работещите, които не са наети на трудови, а други правоотношения попадат ли в обхвата на реформата? От 1 юни тази година промяната влиза в сила за хората на трудови договори, а след година = т.е. на 1 юни 2026 г., и за държавните служители.

Кой и как ще има достъп до нашите електронни трудови досиета и доколко защитна ще е тази информация? 
Електронните ни трудови досиета ще се поддържат от НАП. В тях ще има много повече информация, отколкото в хартиената книжка и в сравнение с данните, които са се подавали като информация досега в НАП. Например – начало и край на договора, промяна на обстоятелства, заплата, работно време, платен годишен отпуск и много други.

Какви са притесненията дни преди въвеждането на реформата и какво обясняват институциите?
IT компания разработва специализиран софтуер за управление на човешки ресурси, който има функция да прехвърля данните на клиентите им директно към системата на Националната агенция за приходите.

Милена Костова, която работи в компанията, се надява, че електронната трудова книжка ще улесни всички.

"Очаквам на първо място всичко, което досега стои в моята трудова книжка, да е въведено някъде електронно и всичко ново, което се случва да се попълва там електронно", коментира тя пред bTV.

Очакванията на Милена обаче ще се оправдаят частично. Защото в електронната трудова книжка ще се записват само новите обстоятелства. Нещо, което е разочарование за колегата ѝ Ангел Петров.

"От първи юни, ако искам да започна нова работа, взимам си хартиената трудова книжка, правя си разпечатка на електронната трудова книжка, нося си и тази разпечатка, за да може акуратно да ми се изчисли добавката за трудов стаж и професионален опит и да може да бъде сключен трудовия договор с акуратни данни", коментира пред Ангел Петров, ръководител екип в IT компания.

За да имаме достъп до нашето електронното трудово досие, трябва да имаме електронен подпис или Персонален идентификационен код от НАП.

"Има редица нови обстоятелства, които преди не са били вписвани в трудовата книжка. Като примерно, да декларират платен годишен отпуск, регулярно – промените по този отпуск. Това никога не се е изисквало. Да декларират запорни съобщения, текущо, което не се е изисквало", казва Петя Димитрова, ръководител "HR софтуер" в IT компания.

"И не само, че самите полета, които трябва да се попълват в електронния трудов запис са двойно повече, но се създава и административна тежест по отношение на честотата на вписване на определени факти и обстоятелства", казва Ангел Петров.

Работодатели посочват, че все още има детайли, които не са им ясни – свързани с работниците, наети на два трудови договора, видовете отпуск, които се вписват в регистъра, заличаването на трудовите договори.

"Наредбата, която регламентира подаването на информация е приета август месец 2024 г. В момента се подготвят промени по нея, които ще бъдат приети, живот и здраве сряда – 28 май и ще бъдат обнародвани на 30 май, което е един ден преди влизане на промяната в сила", коментира Петя Димитрова.

Първата стъпка от реформата обхваща голяма част от работещите у нас. Повечето хора у нас са наети на трудови договори и попадат в обхвата на реформата. Освен в частния сектор и в обществения обикновено работниците се наемат на трудов договор.

В столичното 120. училище нямат притеснение от промяната. И подчертават, че е важно заетите в образованието да пазят вече издадените си хартиени книжки.

"Има такива, които имат непедагогически стаж, работили са на други места – не по трудови договори, по граждански договори. Всички тези неща трябва да се вкарат. Не е сигурно, че тази система е съвършено ъпгрейдната. По тази причина за проверка и сверка, трудовата книжка се носи", казва Цветанка Тонева, директор на 120. ОУ "Г. С. Раковски".

От Националната агенция за приходите също обръщат внимание, че след 1 юни хартиените трудови книжки спират да се издават, но трябва да се пазят.

"Това е една прекрасна промяна, която ще намали административната тежест не само за работодателите, но и за HR-ите, счетоводителите и за самите служители, тъй като информацията ще се предава по служебен път", смята Анна Митова, директор на дирекция "Комуникации" в НАП.

Данните ще се пазят с няколко нива на защита срещу хакерски атаки.

Честно казано, нямам притеснения, защото съм убедена, както е и към момента, че голяма част от информацията по трудовите договори вече стои там в някоя от системите на НАП, НОИ и просто ще стане малко по-обогатена.

Работодателите се надяват на толеранс от институциите вместо на санкции в първите дни след реформата.

"Това са работодатели с няколко хиляди служители. Електронния трудов запис е с удостоверителна тежест. Няма друг такъв. Като подадете данни, трябва да са абсолютно коректни. И ако не са консистентни, поради неясни указания, липса на софтуер и всякакви други неща, те търпят административна отговорност. Могат да влязат в съдебни спорове", посочва Петя Димитрова.

Институциите уверяват, че промените ще бъдат въведени безпроблемно.